Archief digitalisatie is iets waar je als bedrijf bijna niet meer omheen kan anno 2018. Het risico waardevolle gegevens te verliezen door bijvoorbeeld een brand is te groot en je opslagruimte is ook niet eindeloos voor het opslaan van papieren archief. Het digitaliseren van je archief een hoop voordelen met zich mee.

Essentiele tijd besparen

Het digitaliseren van je archief kun je zelf doen, echter kost dit veel tijd en werk. Als je ervoor kiest om dit uit te besteden kun je terecht bij bedrijven die naast het digitaliseren van het archief ook een veilige opslagplaats hebben voor het papier. Zo houd je in jouw bedrijf een hoop ruimte over en kun je eenvoudig je archief digitaal inzien. Een ander voordeel van je archief digitaliseren is dat meerdere collega’s de documenten kunnen inzien vanaf elke plek. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een Document management systeem (DMS). Het maakt dus niet uit waar je collega’s zich bevinden op het moment dat zij bij bepaalde informatie moeten.

Het verwerken van post in de mail

Tegenwoordig heeft niet elk bedrijf tijd om alle post te openen en te verwerken. Het is een stuk makkelijker om deze post digitaal te ontvangen om er zo direct mee aan de slag te kunnen. Zo kunt u deze bedrijfsprocessen optimaliseren, wat veel tijd en geld bespaart.

Overzichtelijk digitaal archief aanpassen

Moeten sommige digitale archief stukken worden vernieuwd? Geen enkel probleem de archief stukken kunnen eenvoudig worden herzien. Zo heb je geen slordige dikke map met hier en daar een dikke streep. Maar een net document waarin het oude bestand en het nieuwe bestand staat. Dit zorgt voor een overzichtelijk archief.

Het vernietigen van archief

Na het inscannen van alle aangeleverde documenten begint het vernietigen van het papieren archief u mag bepaalde persoonsgegevens namelijk niet langer bewaren dan noodzakelijk. Bedenk wel goed of u al het archief wil laten vernietigen. Sommige stukken zijn fijn om niet digitaal te bewaren omdat hier ook risico’s aanzitten. Zo wil je geen slachtoffer worden van cybercriminelen.