Het opslaan van archieven moet op een veilige manier gebeuren. In documentatie van bedrijven staat vaak gevoelige informatie die niet op straat mag komen te liggen. Bovendien hebben de (nieuwe) AVG-regels een flinke invloed op de manier waarop archieven opgeslagen mogen worden. Denk hierbij aan klantinformatie, maar ook aan personeelsdossiers en verkoopfacturen. Lees hier meer over wat je kunt doen om je archieven veilig bij een specialistisch bedrijf op te laten slaan.

Zekerheid van constante controle bij jouw documenten

Een goede archiefbeheerder zorgt ervoor dat alle documenten in optimale conditie worden bewaard en geen schade zoals brand of inktverlies oploopt. De externe opslagpartijen hebben hun eigen bunker waarin alles veilig wordt opgeslagen. De omgeving waarin jouw gevoelige bestanden worden opgeslagen, worden continue gecontroleerd op veiligheid en temperatuur. De temperatuurcontrole is weer essentieel om snel een brand te constateren.

Toegang tot uw bestanden en documenten overwegen

Het is belangrijk dat u de juiste oplossing voor documentopslag kiest die gecontroleerde en geautoriseerde toegang tot alle documentatie biedt. Een goede archiefopslag heeft continue zicht op de situatie door middel van veiligheidscamera’s in de gecontroleerde ruimte en die hun personeel te allen tijde ter plaatse toelaten. In sommige gevallen is het ook mogelijk om gearchiveerde documenten te beheren via versleutelde online accounts, waardoor je vanuit kantoor of vanuit huis bij je extern opgeslagen documenten kunt.

De privacy van persoonsgegevens

Alle bedrijven binnen de Europese Unie zijn op grond van de wet op de gegevensbescherming verplicht om ervoor te zorgen dat de gevoelige documentatie en gegevens die zij in hun bezit hebben, naar behoren worden beschermd. Jij bent als bedrijf zijnde dus verantwoordelijk dat elk individueel dossier met de grootst mogelijke privacy en veiligheid wordt opgeslagen. Een externe archiefopslag zorgt ervoor dat je aan al deze regels voldoet op het gebied van opslag.

Externe archiefopslag biedt ook kostenvoordelen

Buiten de zekerheid dat je voldoet aan alle privacywetten, kan externe archiefopslag ook kostenvoordelen bieden. Je hoeft je helemaal geen zorgen meer te maken over je documentatie. Het helpt je kantoor- en administratieve afdelingen ook geld te besparen op apparatuur, opslag en andere verpakkingsmaterialen. Afhankelijk van het proces in jouw bedrijf, helpt het dus ook besparen op de documentatie.

Al met al biedt externe archiefopslag dus veel meer dan alleen gemak. Ook de 100% veiligheid en privacy, maar ook kostenbesparingen zijn goede redenen om jouw archieven extern te laten beheren.